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A preservação da memória institucional é uma responsabilidade que vai além do simbolismo. Nos órgãos públicos, como tribunais, ministérios, autarquias e conselhos, a construção e a manutenção da memória são fundamentais para garantir a transparência, a identidade e o acesso à história da administração pública.
Com a transformação digital ganhando cada vez mais espaço na gestão pública, os projetos de preservação da memória vêm se modernizando. A preservação digital se tornou essencial para garantir que documentos, imagens, objetos e testemunhos históricos possam ser acessados, interpretados e valorizados por servidores, pesquisadores e cidadãos em geral.
Neste artigo, apresentamos as boas práticas para digitalizar e exibir acervos públicos com segurança, acessibilidade e impacto, com base nas diretrizes mais atuais do setor.
O que é preservação digital e por que ela é importante para o setor público?
A preservação digital é o conjunto de práticas, políticas e tecnologias utilizadas para garantir que documentos e conteúdos digitais continuem acessíveis, íntegros e compreensíveis ao longo do tempo. No setor público, essa prática é essencial para:
- Preservar a memória institucional e o histórico de decisões e políticas públicas
- Atender normas e legislações específicas, como a Resolução CNJ nº 324/2020
- Garantir transparência ativa, conforme previsto na Lei de Acesso à Informação
- Apoiar ações de educação patrimonial e engajamento cidadão
Além disso, a preservação digital permite que órgãos públicos promovam seu legado com ferramentas modernas, de fácil acesso e alinhadas às expectativas da sociedade atual.
Os principais desafios da digitalização de acervos em órgãos públicos
Apesar da importância crescente da digitalização de acervos, muitos projetos enfrentam desafios que comprometem sua eficácia e sustentabilidade. Entre os principais:
- Falta de padronização e critérios técnicos na digitalização
- Ausência de metadados descritivos e de indexação
- Soluções tecnológicas desatualizadas ou não compatíveis com acessibilidade
- Baixo investimento em curadoria e interpretação do acervo digitalizado
- Isolamento dos acervos digitalizados, sem integração com plataformas públicas
Estes pontos não apenas dificultam o acesso aos acervos, mas também limitam o impacto e a relevância das iniciativas de memória dentro e fora da instituição.
Boas práticas para projetos de preservação digital em instituições públicas
A seguir, apresentamos um conjunto de boas práticas para guiar projetos de digitalização e exibição de acervos públicos, com foco em segurança, acessibilidade e impacto:
1. Desenvolver uma política de memória institucional
Todo projeto de preservação digital deve estar alinhado a uma política formal de memória institucional, com diretrizes claras sobre o que preservar, como organizar e quem será responsável. Essa política deve dialogar com áreas como arquivologia, tecnologia da informação, comunicação institucional e patrimônio histórico.
2. Adotar critérios técnicos na digitalização
A digitalização deve seguir padrões técnicos de qualidade e durabilidade. Utilize formatos como TIFF, JPEG2000 ou PDF/A, com resolução mínima recomendada e controle de cor. Além disso, a inclusão de metadados descritivos e contextuais é fundamental para garantir a recuperabilidade e o valor informacional do conteúdo.
3. Estruturar os dados com metadados e taxonomias
Organizar o conteúdo digitalizado com taxonomias, classificações e sistemas de metadados melhora a navegação, a indexação em mecanismos de busca e a integração com outros sistemas de informação da instituição. Ferramentas como Dublin Core ou METS são amplamente utilizadas para isso.
4. Garantir acessibilidade e inclusão
Projetos de exibição de acervos públicos devem estar alinhados às diretrizes de acessibilidade digital (WCAG), garantindo que pessoas com deficiência também possam acessar e compreender o conteúdo. Isso inclui:
- Leitores de tela compatíveis
- Textos alternativos em imagens
- Contraste de cores adequado
- Navegação facilitada por teclado
5. Investir na curadoria e na narrativa institucional
Digitalizar é apenas parte do processo. É necessário construir uma narrativa institucional clara, contextualizando os documentos e oferecendo ao visitante digital uma jornada de aprendizado e descoberta. Linhas do tempo, exposições temáticas e storytelling são ferramentas valiosas para isso.
6. Usar plataformas responsivas e interativas
Ao exibir os acervos digitalizados, priorize plataformas online responsivas, que funcionem bem em dispositivos móveis, com design intuitivo e navegação simples. O ideal é que essas plataformas também ofereçam recursos interativos, como:
- Mapa de acervos
- Galerias dinâmicas
- Vídeos e depoimentos históricos
- Exploração por temas, datas ou pessoas
A interatividade melhora a experiência do público, valoriza o acervo e aumenta o tempo de permanência e o engajamento com o conteúdo.
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