Preservação digital nos órgãos públicos: boas práticas para projetos de memória

A preservação da memória institucional é um dos pilares para garantir a continuidade histórica, a transparência e a valorização do serviço público. Em tempos de transformação digital e de crescente exigência por transparência e acesso à informação, os projetos de preservação digital nos órgãos públicos ganham ainda mais relevância.

Neste artigo, vamos abordar as principais práticas e diretrizes para quem está planejando ou já conduz um projeto de preservação digital voltado à memória institucional de tribunais, ministérios públicos, conselhos, autarquias e outros entes governamentais.

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A importância da memória institucional no setor público

Preservar a história das instituições públicas é mais do que um gesto simbólico — é um ato de responsabilidade histórica e política. Documentos, decisões, acervos fotográficos, objetos e testemunhos representam o legado de ações que moldaram a sociedade e as políticas públicas ao longo dos anos.

Nos últimos anos, iniciativas como a Resolução CNJ 324/2020 reforçaram o papel estratégico da gestão documental e da memória no Poder Judiciário, estabelecendo normas para garantir a preservação da informação e da identidade institucional de forma permanente.

Além disso, memoriais e centros de documentação de órgãos como os Tribunais Regionais do Trabalho (TRTs), Tribunais de Justiça (TJs), Ministérios Públicos (MPs) e Tribunais de Contas vêm se tornando referências não apenas como repositórios históricos, mas como espaços de educação, cidadania e aproximação com a sociedade.

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Desafios da preservação digital em instituições públicas

Apesar dos avanços, muitos órgãos públicos ainda enfrentam desafios na estruturação de seus projetos de memória digital:

• Digitalização sem estratégia: é comum haver acervos digitalizados, mas sem organização adequada, padronização ou metadados que garantam sua preservação a longo prazo.
• Acesso limitado aos acervos digitalizados: documentos escaneados e arquivados de forma isolada, sem integração com plataformas públicas ou sistemas de busca acessíveis.
• Baixa visibilidade das iniciativas de memória: projetos que ficam restritos a servidores internos ou pequenos públicos, sem impacto real na valorização institucional.
• Desatualização tecnológica: falta de ferramentas interativas, responsivas e com boa usabilidade que facilitem a experiência de navegação nos acervos digitais.

Superar esses obstáculos requer investimento em planejamento, curadoria, digitalização com padrões técnicos adequados e, principalmente, uso de tecnologia que permita a interação com o acervo, a valorização dos conteúdos e o engajamento do público.

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Boas práticas para projetos de preservação digital no setor público

A seguir, listamos boas práticas essenciais para a estruturação de projetos de preservação digital em órgãos públicos:

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1. Desenvolva uma política institucional de memória

Antes de digitalizar acervos ou construir um centro de memória, é fundamental elaborar uma política clara de gestão da memória institucional, com objetivos definidos, responsabilidades atribuídas e alinhamento com os órgãos de gestão documental e de patrimônio.

Isso inclui:

• Definição de critérios para seleção de documentos e objetos de memória
• Integração com áreas como Arquivo, Comunicação e Tecnologia da Informação
• Conexão com normativas como a CNJ 324/2020 e diretrizes da administração pública

2. Invista em digitalização com critérios técnicos

A digitalização de documentos, fotografias, vídeos e objetos deve seguir padrões técnicos que garantam qualidade e longevidade. Utilize resoluções adequadas, formatos de arquivo sustentáveis (como PDF/A, TIFF, WAV) e inclua metadados que descrevam cada item de forma padronizada.

Além disso, a digitalização deve ser acompanhada de curadoria: é importante que os conteúdos digitalizados estejam organizados por temas, períodos ou eventos relevantes da história institucional.

3. Adote plataformas de acesso público e responsivas

Os acervos de memória digital devem estar disponíveis ao público de forma simples e acessível. Isso significa usar plataformas:

• Adaptáveis a dispositivos móveis (responsivas)
• Com filtros e mecanismos de busca eficientes
• Com interfaces amigáveis e claras
• Que valorizem o conteúdo com recursos visuais e interativos

A navegação deve permitir que qualquer cidadão explore o conteúdo com facilidade, fortalecendo o caráter educativo e transparente da iniciativa.

4. Valorize a experiência do usuário com interatividade

Além do acesso à informação, é essencial criar experiências significativas para quem interage com o acervo. A interatividade transforma o usuário em protagonista da própria navegação, promovendo maior retenção de conhecimento e envolvimento com a instituição.

Incluir linhas do tempo interativas, mapas georreferenciados, vídeos com depoimentos históricos e galerias dinâmicas são formas de tornar o centro de memória mais vivo, mesmo que digital.

5. Pense na sustentabilidade do projeto

Todo projeto de memória digital precisa de planejamento contínuo para garantir sua manutenção técnica, atualização de conteúdos e proteção contra obsolescência tecnológica.

Estabelecer parcerias com universidades, centros de pesquisa, ou contratar soluções especializadas pode ajudar a manter o projeto ativo, relevante e em constante crescimento.

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AQUA Tecnologia: soluções interativas para a preservação da memória institucional

A AQUA Tecnologia atua diretamente com soluções digitais voltadas à memória institucional e transformação digital em órgãos públicos e culturais.

Nossa plataforma foi pensada para tornar acervos históricos acessíveis, organizados e interativos, com recursos que facilitam a consulta e valorizam a história da instituição.

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O que oferecemos:

• Catálogos digitais interativos com conteúdo institucional e histórico
• Telas touchscreen para centros de memória e exposições
• Experiências visuais com navegação intuitiva, ideal para eventos, visitas públicas e ações de educação patrimonial
• Soluções que atendem às exigências da Resolução CNJ 324/2020 e outras diretrizes de memória documental

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